Tietosuojaseloste

Yleistä

Tietoa henkilötietojen käsittelystä Savon Voimassa

Savon Voima -konserni käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön, erityisesti yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (”tietosuoja-asetus”), mukaisesti sekä tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käsittelyn tarkoituksia ja periaatteita noudattaen.

Savon Voimalla on oikeus päivittää tätä tietosuojaselostetta henkilötietojen käsittelyn muuttuessa esimerkiksi palveluiden kehityksen, liiketoimintamallien muutosten tai lainsäädännön muutosten johdosta. Päivitetty tietosuojaseloste julkaistaan Savon Voiman verkkosivuilla.

Rekisterinpitäjä

Henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii asiayhteydestä riippuen:

• Savon Voima Oyj, Y-tunnus 0171351-2
• Savon Voima Verkko Oy, Y-tunnus 2078265-2
• Itä-Suomen Biomassa Oy, Y-tunnus 3198170-2.

Rekisterinpitäjä on se edellä mainittu konserniyhtiö, johon rekisteröidyn asiakas-, sopimus-, työnhakija- tai työsuhde taikka muu henkilötietojen käsittelyn perusteena oleva asiallinen yhteys kohdistuu.

Rekisterinpitäjien yhteystiedot:
Kapteeninväylä 5, 70900 Toivala
Puhelin: 017 223 111
Verkkosivusto: savonvoima.fi

Tietosuoja-asioiden yhteyspiste:
Savon Voiman asiakaspalvelu
Puhelin: 017 224 400

Sähköinen yhteydenottolomake: savonvoima.fi/yhteydenotto

Jos olet epävarma siitä, mikä konserniyhtiö toimii henkilötietojesi rekisterinpitäjänä, voit ottaa yhteyttä edellä mainittuun tietosuoja-asioiden yhteyspisteeseen.

Keskeiset määritelmät

Henkilötieto tarkoittaa mitä tahansa tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, eli rekisteröityyn, liittyviä tietoja, kuten nimeä, osoitetta tai asiakassuhdetta koskevia tietoja.

Rekisterinpitäjänä toimii se Savon Voima -konserniyhtiö, johon rekisteröidyn asiakassuhde, sopimussuhde, työnhakija- tai työsuhde taikka muu asiallinen yhteys kohdistuu.

Rekisteröity tarkoittaa joko

1. Savon Voiman asiakasta tai asiakkaan edustajaa,
2. Savon Voiman mahdollista tulevaa asiakasta tai muuta henkilöä, joka on yhteydessä Savon Voimaan koskien Savon Voiman palveluita tai tuotteita tai esimerkiksi ilmoittaessaan niihin liittyvästä viasta,
3. Savon Voima Verkko Oy:n palvelualueen maanomistajaa tai alueen vuokra- tai muun käyttöoikeuden haltijaa,
4. Savon Voiman yhteistyökumppanin (kuten urakoitsijan tai aliurakoitsijan) tai muun sidosryhmän edustajaa tai
5. muutoin rekisteriin satunnaisesti päätyvää henkilöä (esimerkiksi valvontakameroiden läheisyydessä liikkuvat henkilöt).

Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta tahoa, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja tämän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijä ei käsittele tietoja omiin tarkoituksiinsa, vaan ainoastaan rekisterinpitäjän määrittelemien käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi.

Käsittelytoimet Savon Voimalla

Henkilötietojen oikeanlainen ja riskitön käsittely on meille tärkeää ja toimimme tietosuojaan liittyvissä asioissa mahdollisimman läpinäkyvästi. Savon Voima huomioi sovellettavan lainsäädännön, viranomaismääräykset ja -ohjeistukset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojesi luottamuksellisen käsittelyn varmistamisessa.

Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä niiden luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden varmistamiseksi. Ainoastaan yksilöidyillä Savon Voiman tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien palveluntarjoajien työntekijöillä on pääsy henkilötietoihisi Savon Voiman myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Sähköiset tiedot on suojattu käyttöoikeuksin, tunnistautumisin ja muin tietoturvatoimin, ja manuaalisessa muodossa olevat aineistot säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Henkilötietojesi käsittelyyn osallistuville työntekijöille Savon Voima järjestää säännöllisin väliajoin koulutuksia, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittelyn edellyttämä asiantuntemus.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvän riskien hallinnan toimenpiteisiin kuuluvat mm. säännöllinen riskien tunnistaminen ja arviointi, tietojen käsittelyyn liittyvä vaikutusten arviointi ja henkilöstön koulutus.

Tietoturvaloukkauksen sattuessa arvioidaan riski rekisteröidylle. Mikäli tietoturvaloukkauksesta arvioidaan aiheutuneen oikeuksillesi ja vapauksille syntyvän korkea riski, sinulle ilmoitetaan tietoturvaloukkauksen luonne, yhteyspiste lisätietojen saamiseksi, henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset sekä ehdotetut tai toteutetut toimenpiteet tietoturvaloukkauksen johdosta.

Savon Voiman verkkosivustoja käytettäessä voidaan evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla kerätä tietoja sivustojen käytöstä sekä käyttäjän päätelaitteesta. Evästeiden käytöstä kerrotaan kunkin digitaalisen palvelun käyttöehtojen evästelauseessa.

Henkilötietojen käsittelyn menettelyt Savon Voima -konsernissa koskevat emoyhtiö Savon Voima Oyj:n lisäksi tytäryhtiöitä Savon Voima Verkko Oy:tä ja Itä-Suomen Biomassa Oy:tä.

Henkilötietojen vastaanottajat, luovutukset ja käsittelijät

Savon Voima voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja tämän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa itsenäisille rekisterinpitäjille, kuten toimivaltaisille viranomaisille, perintäpalvelujen tarjoajille ja energiamarkkinoiden lakisääteiseen tiedonvaihtoon osallistuville tahoille, jos luovutukselle on lainmukainen peruste.

Tällaisia käsittelijöitä voivat olla esimerkiksi:

• IT- ja järjestelmätoimittajat
• asiakaspalvelun ja laskutuksen palveluntarjoajat
• markkinoinnin ja viestinnän kumppanit
• perintä-, analytiikka- ja raportointipalveluiden tuottajat
• muut alihankkijat, jotka osallistuvat Savon Voiman palveluiden tuottamiseen

Henkilötietojen säilytysajat

Savon Voima säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksen vuoksi, kuten Savon Voiman ja sinun tai Savon Voiman ja yhteistyökumppanin välillä solmitun asiakas-, maankäyttö-, yhteistyö- tai muun sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sen mukaisten oikeuksien ja velvollisuuksien selvittämiseksi.

Sen lisäksi:

• Lainsäädäntö tai viranomaismääräykset tai -ohjeistukset voivat velvoittaa säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi kirjanpidollisia asioita koskevan lainsäädännön tai viranomaismääräysten ja -ohjeistusten vuoksi) tai
• Henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen sen todentamiseksi, että Savon Voima on toteuttanut lakisääteiset velvollisuutensa, tai oikeudellisten vaatimusten selvittämiseksi, niissä puolustautumiseksi tai niihin vastaamiseksi.

Savon Voima arvioi säännöllisesti henkilötietojesi tietotyyppikohtaiset säilytysajat. Kun henkilötietojasi ei enää tarvita, Savon Voima poistaa ne tai tekee niistä mahdollisimman pian tunnistamattomia.

Henkilötietojen antamisen pakollisuus ja seuraukset

Henkilötietojen toimittaminen Savon Voima -konsernille voi perustua lakiin, sopimukseen tai olla edellytys sopimuksen tekemiselle. Mikäli rekisteröity ei toimita sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä sopimussuhteen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, konserni ei välttämättä pysty tarjoamaan palvelua, käsittelemään asiaa tai täyttämään siihen kohdistuvia velvoitteitaan.

Rekisteröityjen ryhmiä koskevissa tiedoissa on tarkemmin kerrottu käsiteltävistä henkilötietoryhmistä esimerkkeineen ja tietojen lähteestä, käsittelyn tarkoituksesta ja oikeusperusteista sekä mahdollisista rekisteröityjen ryhmää koskevista poikkeuksista tässä kohdassa kerrottuihin yleisiin käsittelytoimiin ja säilytysaikoihin.

Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Savon Voima rekisterinpitäjänä tai sen sopimuksin valtuutetut henkilötietojen käsittelijät käyttävät henkilötietojasi tietosuojalainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen hyvän asiakaskokemuksen varmistamiseksi
• Tuotteiden ja palvelujen toimitus ja tuottaminen laadukkaasti
• Sopimussuhteen mukaisten vastuiden hoito täsmällisesti
• Maksujen vastaanotto, maksujen valvominen ja perintätoimien oikein kohdistaminen
• Tuotteiden ja palvelujen markkinointi ja mainonta sekä etämyynti asiakastarpeeseen
• Tuotteiden, palvelujen ja sovellusten kehittäminen asiakashyödyn parantamiseksi

Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisiin perusteisiin, kuten:

• Suostumukseen, kun olet antanut suostumuksen sähköiseen markkinointiin tai muuhun Savon Voiman erikseen pyytämään suostumukseen
• Sopimussuhteeseen sinun ja Savon Voiman välillä
• Savon Voiman oikeutettuun etuun, kuten sopimussuhteen täytäntöön panemiseen. Oikeutettuun etuun perustuva käsittely on Savon Voiman toimialalla tavanomaista, eikä sinun etusi, vapautesi tai henkilötietojesi suoja tarpeettomasti vaarannu tällaisessa käsittelyssä.
• Savon Voiman lakisääteisiin velvoitteisiin. Tällaisia lakeja ovat mm. sähkömarkkinalaki ja sitä täydentävät asetukset, energiatehokkuuslaki ja kuluttajansuojalaki.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita koskevat tiedot saamme asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä, sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan tuotteiden tai palvelujen käytöstä. Kerätyt tiedot ovat riippuvaisia mm. käyttämistäsi palveluista, tuotteista ja asiointikanavista.

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. kilpailujen, arvontojen ja puhelinmyynnin yhteydessä. Tietoja kerätään myös evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mahdollistamin menettelytavoin. Evästeiden käytöstä kerrotaan kunkin digitaalisen palvelun käyttöehtojen evästelauseessa.

Kaikki asiakkaiden kontaktit voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään kontaktien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.

Keräämme tietoja myös ulkopuolisista lähteistä, kuten julkisista avoimista tietolähteistä, yhteistyökumppaneiltamme, luottotietoja tarjoavilta yrityksiltä ja muilta palveluntarjoajilta.

Tarvitsemme tietoja, jotta pystymme tarjoamaan sopimuksen mukaisia palveluita sinulle parhaalla mahdollisella tavalla. Meidän on myös tarpeen pystyä tunnistamaan sinut eri palveluissa. Osa tietojen käsittelystä on määritelty laissa ja osa on palveluehtojen asettamia vaatimuksia tietojenkäsittelystä.

Tietoja päivitetään myös sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.

Rekistereihimme tallennetaan seuraavia henkilötietoja riippuen käyttämistäsi palveluista:

Henkilötietoryhmät, joita keräämme

Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, mahdollisen valtuutetun edustajasi nimi ja yhteystiedot.

Tunnistetiedot, kuten henkilötunnus, syntymäaika, asiakasnumero, käyttöpaikkatunnus, ip-osoite ja kirjautumistiedot.

Sopimuksen ja palvelun toteuttamiseen ja hallintaan liittyvät tiedot, kuten sopimuksen kohde, sopimuksen kesto, sopimushinnat, laskutukseen liittyvät tiedot, kuten laskutusosoite, pankkitilinumero, laskutusjakso, maksuvalvontaan liittyvät tiedot, kuten maksukäyttäytyminen, luottotiedot, palvelun toteuttamiseen liittyvät tiedot, kuten palvelukieli, sähköisen markkinoinnin luvat ja kiellot, palvelutapahtumien tiedot, kuten yhteydenotot ja niiden syy, asiakaspalvelutilanteet ja niihin liittyvät tallenteet ja palvelukokemus.

Käyttöpaikan ja laitteiston tiedot, kuten käyttöpaikan tunnus, osoitetiedot, kohteen käyttötarkoitus, lämmityksen riippuvuus sähköstä, energian kulutusennuste, liittymän tekniset tiedot, kiinteistöjen ja energialaitteiden tekniset tiedot, kiinteistön pinta-alatiedot, kiinteistöjen etähallittavien älylaitteiden mittaus- ja ohjaustiedot, muut kohteeseen liittyvät tiedot (esimerkiksi tekniset tiedot, kuten pientuotannon laitetiedot, verkkoon kytkeytymisen tila ja muut liittymän tekniset tiedot).

Mittaustiedot, kuten energian kulutus, tuotanto ja laatu

Käytettyihin palveluihin ja tilattuihin julkaisuihin liittyvät tiedot, kuten käytetyt palvelut ja tilatut julkaisut sekä tekniset tiedot (evästeet, aineistojen lataukset, sivujen selaustieto, selaintyyppi ja ip-osoite)

Markkinointitiedot, kuten osallistuminen kampanjoihin ja tapahtumiin sekä arvontoihin osallistuessa ilmoitetut tiedot, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisteriin sisältyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi, sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi sekä muiden tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Tietojen säilyttämiseen voivat vaikuttaa myös rekisterinpitäjää koskevat lakisääteiset velvoitteet. Merkittävin näistä on kuluttaja-asiakkaiden laskutukseen, oikaisuihin, kirjanpitoon ja mahdollisiin oikeusvaateisiin liittyvä säilytysvelvollisuus, jonka perusteella asiakassuhteeseen ja laskutukseen liittyviä tietoja voidaan säilyttää enintään kymmenen (10) vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä.

Markkinointikiellot ja -rajoitukset säilytetään toistaiseksi, jotta rekisteröidyn vastustamisoikeutta voidaan noudattaa.

Markkinointi

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Savon Voima -konsernin tuotteiden ja palveluiden markkinointiin, asiakasviestintään sekä liiketoiminnan kehittämiseen. Käsittelyn tarkoituksena on kohdentaa ja toteuttaa markkinointiviestintää, ylläpitää asiakassuhteita, analysoida palveluiden käyttöä sekä parantaa asiakaskokemusta.

Henkilötietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin, sähköiseen markkinointiin sekä markkinoinnin kohdentamiseen ja profilointiin siltä osin kuin se on tarpeen edellä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

On mahdollista, että lähetämme sinulle etuja ja tarjouksia energiapalveluistamme ja muista tuotteistamme. Voimme myös tuottaa sinulle energiankulutukseen liittyviä vinkkejä ja neuvoja, joiden avulla voit säästää rahaa ja ympäristöä. Käytämme tietojasi, jotta voimme kehittää tulevia palveluitamme siten, että ne vastaavat parhaiten tarpeitasi.

Käsittely perustuu:

• suostumukseen, kun kyse on sähköisestä suoramarkkinoinnista luonnollisille henkilöille (kuten sähköposti- ja tekstiviestimarkkinointi), tai
• oikeutettuun etuun, kun henkilötietoja käsitellään asiakassuhteeseen perustuvaan markkinointiin, asiakasviestintään tai markkinoinnin kohdentamiseen ja analysointiin.

Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, kuten suoramarkkinointia, on myös aina oikeus vastustaa. Vastustamisoikeuden käytöstä lisätietoja luvussa Sinun oikeutesi.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietolähteet

Markkinoinnissa keräämämme tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään:

• antamasi tiedot, jotka on koostettu antamistasi kampanja- ja kilpailutiedoista
• käymäsi keskustelut asiakaspalvelumme kanssa, esimerkiksi puhelimessa, sähköpostitse tai chat-palvelun kautta
• muut yhteydenottosi sekä
• antamasi asiakaspalautteet.

Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköposti ja puhelinnumero.

Palvelutilanteessa kerätyt tiedot, kuten asumismuoto, lämmitysratkaisu ja kulutukseen liittyvät tiedot ja asiakaspalveluun liittyvät tallenteet.

Käytettyihin palveluihin ja tilattuihin julkaisuihin liittyvät tiedot, kuten käytetyt palvelut ja tilatut julkaisut ja tekniset tiedot (evästeet, aineistojen lataukset, sivujen selaustieto, selaintyyppi ja ip-osoite)

Markkinointitiedot, kuten osallistuminen kampanjoihin ja tapahtumiin sekä arvontoihin osallistuessa ilmoitetut tiedot, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Henkilötietojen säilytysaika

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, tietoja säilytetään siihen saakka, kunnes suostumus peruutetaan. Tämän jälkeen tietoja voidaan säilyttää rajoitetun ajan suostumuksen ja käsittelyn asianmukaisen dokumentoinnin varmistamiseksi.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, tietoja säilytetään asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden ajan sekä rajoitetun ajan sen päättymisen jälkeen.

Markkinointikiellot ja -rajoitukset säilytetään toistaiseksi, jotta rekisteröidyn vastustamisoikeutta voidaan noudattaa.

Toimittajat ja urakoitsijat

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti Savon Voiman ja toimittajan tai urakoitsijan välinen sopimus, sopimuksen valmistelu, sopimuksen hallinnointi ja toteuttaminen. Henkilötietoja käsitellään muun muassa toimittajien ja urakoitsijoiden valintaa, sopimusten tekemistä, tilausten, toimitusten ja palveluiden hallintaa, laskutusta, maksuliikennettä, yhteydenpitoa sekä sopimusvelvoitteiden seurantaa ja valvontaa varten.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään Savon Voimaa koskevien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, kuten toimittaja- ja urakoitsijasuhteiden hallinnan, liiketoiminnan jatkuvuuden, tietoturvan, turvallisuuden, viranomaisvaatimusten noudattamisen ja väärinkäytösten ehkäisemisen varmistamiseksi.
Mikäli toimittajiin tai urakoitsijoihin kohdistuu lainsäädäntöön perustuvia luotettavuus-, tausta- tai turvallisuusselvitysvelvoitteita, henkilötietoja käsitellään näissä tilanteissa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään tai siltä organisaatiolta, jota rekisteröity edustaa. Lisäksi henkilötietoja voidaan saada Savon Voiman omista järjestelmistä ja rekistereistä.

Tarvittaessa tietoja voidaan hankkia myös ulkoisista rekistereistä ja tietopalveluista, kuten yritys- ja vastuuhenkilötietoja tarjoavilta rekisterinpitäjiltä (esimerkiksi PRH ja Asiakastieto), sekä viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta, mikäli tämä on tarpeen sopimus-, lakisääteisten velvoitteiden, riskienhallinnan tai vastuullisuusvaatimusten täyttämiseksi.

Henkilötietoryhmät, joita keräämme

Yhteystiedot, kuten toimittajan yhteyshenkilön tai työntekijän nimi, asema tai tehtävänimike organisaatiossa, työosoite, sähköposti ja puhelinnumero.

Tunnistetiedot, kuten henkilötunnus, syntymäaika, kotivaltio, kansalaisuus, verorekisterinumero sekä käyttäjäkohtaiset tunnistetiedot Savon Voiman järjestelmissä, kuten käyttäjätunnus.

Lakisääteisten velvollisuuksien ja toiminnanohjauksen edellyttämät tiedot, kuten tietoja erilaisista työtehtävien edellyttämistä pätevyyksistä ja käydyistä kursseista, kurssien suorituksista sekä esimerkiksi tieto Suojelupoliisin tekemistä turvallisuusselvityksistä.

Kulun- ja kameravalvontaan liittyvät tiedot, kuten kulunhallinta-, tunniste- ja käyttäjäkohtaiset tiedot ja kameratallenteet, siltä osin kuin ne ovat tarpeen Savon Voiman toimitiloihin, järjestelmiin tai työmaille pääsyn mahdollistamiseksi tai Savon Voiman aidatun piha-alueen valvomiseksi.

Sopimuksen ja palvelun toteuttamiseen ja hallintaan liittyvät tiedot, kuten yrityksen nimi, y-tunnus, sopimuksen kohde, sopimuksen kesto, sopimushinnat, laskutukseen liittyvät tiedot, kuten laskutusosoite, pankkitilinumero, laskutusjakso, vastapuoliriskin hallintaan liittyvät tiedot, yhteydenpitoon ja asiointiin liittyvät tiedot.

Käytettyihin palveluihin ja tilattuihin julkaisuihin liittyvät tiedot, kuten käytetyt palvelut, tilatut julkaisut ja tekniset tiedot (evästeet, aineistojen lataukset, sivujen selaustieto, selaintyyppi ja ip-osoite).

Henkilötietojen säilytysaika ja tietojen suojaaminen

Toimittajarekisteriin sisältyviä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen toimittaja- ja urakoitsijasuhteen hoitamiseksi, sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi sekä muiden tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietojen säilytykseen vaikuttavat lisäksi Savon Voimaa koskevat lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpitoon, verotukseen, laskutukseen, reklamaatioiden käsittelyyn ja mahdollisiin oikeusvaateisiin liittyvät velvoitteet. Näihin tarkoituksiin liittyviä tietoja voidaan säilyttää enintään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan tai niin kauan kuin se on tarpeen oikeudellisen aseman turvaamiseksi.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita edellä mainittuihin tarkoituksiin, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Työntekijät ja työnhakijat

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Työntekijöiden henkilötietoja käsitellään työsuhteen hoitamiseksi ja hallinnoimiseksi sekä työnantajan ja työntekijän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään muun muassa palkanmaksua, työaikojen ja poissaolojen seurantaa, henkilöstöhallintoa, osaamisen ja työkyvyn hallintaa, työturvallisuutta, tietoturvaa, varautumista sekä työnantajaa koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten.

Työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on työsopimus, rekisterinpitäjää koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kuten toiminnan asianmukainen organisointi, tietoturvan ja turvallisuuden varmistaminen sekä väärinkäytösten ehkäiseminen.

Työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin toteuttamiseksi, kuten hakemusten käsittelyä, hakijoiden arviointia, haastattelujen järjestämistä ja valintapäätösten tekemistä varten. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen (esimerkiksi tietojen säilyttäminen tulevia rekrytointeja varten tai henkilöarvioinnit), suostumus pyydetään erikseen.

Siltä osin kuin työntekijöihin tai työnhakijoihin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu erityislainsäädäntöön, tietoja käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja säännönmukaiset tietolähteet

Työntekijöiltä keräämme työsopimukseen, työsuhteen hoitamiseen ja työnantajan lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseen liittyvät tiedot, kuten palkka-, verotus-, työaika-, poissaolo- ja etuustiedot sekä tietojärjestelmien käyttöön ja käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot.

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään rekrytoinnin, työsuhteen alkamisen ja työsuhteen aikana. Lisäksi tietoja voidaan saada rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta, viranomaisilta tai muilta luotettavilta tahoilta siltä osin kuin se on sallittua ja tarpeen työsuhteen tai rekrytointiprosessin toteuttamiseksi.

Työsuhteen aikana henkilötietoja voi muodostua myös Savon Voiman omissa järjestelmissä työn hoitamisen, seurannan ja hallinnoinnin yhteydessä.

Tarvittaessa tietoja voidaan hankkia myös kolmansilta osapuolilta, kuten henkilöarviointien toteuttajilta tai luottotietorekistereistä, mikäli tämä on tehtävän kannalta perusteltua. Näistä ilmoitetaan aina rekisteröidylle erikseen.

Turvallisuusselvityksiä voidaan edellyttää tehtävissä, joissa käsitellään suojattavia tietoja tai toimitaan kriittisessä infrastruktuurissa. Näihin liittyvien tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen sekä oikeutettuun etuun varmistaa toiminnan turvallisuus.

Henkilötietoryhmät, joita keräämme

Yhteystiedot, kuten toimittajan yhteyshenkilön tai työntekijän nimi, asema tai tehtävänimike organisaatiossa, työosoite, sähköposti ja puhelinnumero.

Tunnistetiedot, kuten henkilötunnus, syntymäaika, kotivaltio, kansalaisuus, verorekisterinumero ja käyttäjäkohtaiset tunnistetiedot Savon Voiman järjestelmissä, kuten käyttäjätunnus.

Työn hakemiseen liittyvät tiedot, kuten koulutustiedot, työkokemus, kielitaito, palkkatoivomus ja muut mahdolliset henkilön antamat tiedot (kuten kuva ja tieto luottamustehtävistä) sekä muut mahdolliset rekrytointiin liittyvät tiedot (kuten turvallisuusselvityksen tiedot, työaikaryhmä ja osastotieto).

Työsopimukseen liittyvät tiedot, kuten työsuhdetta koskevat tiedot (kuten koulutus, työkokemus ja työhakemus), palkanmaksuun liittyvät tiedot, tiedot eri järjestelmistä (kuten lokitiedot, käyttöoikeudet ja kulunvalvontatiedot) sekä muut mahdolliset työsuhteeseen liittyvät tiedot (kuten turvallisuusselvityksen tiedot).

Lakisääteisten velvollisuuksien ja toiminnanohjauksen edellyttämät tiedot, kuten tiedot erilaisista työtehtävien edellyttämistä pätevyyksistä ja käydyistä kursseista sekä kurssien suorituksista sekä esimerkiksi tiedot Suojelupoliisin tekemistä turvallisuusselvityksistä.

Kulun- ja kameravalvontaan liittyvät tiedot, kuten kulunhallinta-, tunniste- ja käyttäjäkohtaiset tiedot ja kameratallenteet, siltä osin kuin ne ovat tarpeen Savon Voiman toimitiloihin, järjestelmiin tai työmaille pääsyn mahdollistamiseksi.

Käytettyihin palveluihin ja tilattuihin julkaisuihin liittyvät tiedot, kuten käytetyt palvelut, tilatut julkaisut ja tekniset tiedot (kuten evästeet, aineistojen lataukset, sivujen selaustieto, selaintyyppi ja ip-osoite).

Henkilötietojen säilytysaika

Valittujen henkilöiden hakemusasiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti koko työsuhteen ajan, ellei lainsäädännöstä muuta johdu. Muiden hakijoiden tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen rekrytointiprosessin toteuttamiseksi.

Työntekijöiden henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen työsuhteen hoitamiseksi, työnantajan ja työntekijän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä muiden tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietojen säilytykseen vaikuttavat lisäksi Savon Voimaa koskevat lakisääteiset velvoitteet, kuten palkanmaksuun, kirjanpitoon, verotukseen, työaikaan, työturvallisuuteen, vakuuttamiseen ja mahdollisiin oikeusvaateisiin liittyvät velvoitteet. Näihin tarkoituksiin liittyviä tietoja säilytetään sovellettavan lainsäädännön edellyttämän ajan.

Työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin keston ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen rekrytoinnin toteuttamiseksi, rekrytointiprosessin dokumentoimiseksi sekä mahdollisten oikeusvaateiden käsittelemiseksi. Mikäli työnhakija valitaan tehtävään, rekrytointiin liittyvät tiedot siirtyvät osaksi työntekijää koskevia henkilöstörekistereitä sovellettavien säilytysaikojen mukaisesti.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita edellä mainittuihin tarkoituksiin, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Kameravalvonta ja kulunvalvonta

Savon Voima käyttää toimitiloissaan ja muissa hallinnoimissaan kohteissa kulunvalvonta- ja kameravalvontajärjestelmiä turvallisuuden, omaisuuden suojaamisen sekä toiminnan häiriöttömyyden varmistamiseksi. Valvontaa voidaan toteuttaa esimerkiksi toimistoissa, tuotantolaitoksissa, teknisissä tiloissa sekä muissa kriittiseen infrastruktuuriin kuuluvissa kohteissa.

Kulunvalvonnan avulla hallitaan pääsyä tiloihin ja seurataan kulkuoikeuksien käyttöä. Kameravalvonnalla valvotaan tilojen ja alueiden turvallisuutta sekä ehkäistään ja selvitetään väärinkäytöksiä ja turvallisuuspoikkeamia.

Mitä tietoja keräämme?

Yhteystiedot, kuten vierailijan nimi, toimittajan yhteyshenkilön tai työntekijän nimi, asema tai tehtävänimike organisaatiossa, työosoite, sähköposti ja puhelinnumero.

Kulkutunnisteisiin ja käyttöoikeuksiin liittyvät tunnistetiedot, kuten henkilötunnus, syntymäaika, kansalaisuus, verorekisterinumero ja käyttäjätunnus.

Kulun- ja kameravalvontaan liittyvät tiedot, kuten kulkutapahtumatiedot ja kameravalvonnan kuvatallenteet.

Tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen turvallisuuden varmistamiseksi, väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi ja selvittämiseksi sekä käyttöoikeuksien hallinnoimiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• Rekisteröidyn suostumus
• Savon Voiman oikeutettu etu varmistaa tilojen, henkilöstön, asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja omaisuuden turvallisuus
• Savon Voiman lakisääteiset velvoitteet turvallisuuden ja kriittisen infrastruktuurin suojaamiseksi

Kameravalvontaa ei käytetä työntekijöiden tai muiden rekisteröityjen jatkuvaan seurantaan tai heidän yksityisyytensä perusteettomaan rajoittamiseen.

Kulunvalvonta- ja kameravalvontatietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi, minkä jälkeen tiedot poistetaan. Säilytysajat määritellään tarkemmin rekisterinpitäjän sisäisissä ohjeissa.

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa esimerkiksi rikosten selvittämiseksi tai turvallisuuspoikkeamien tutkimiseksi.

Kameravalvontaan ja kulunvalvontaan liittyviä tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon.

Turvallisuusselvitettävät henkilöt

Savon Voima -konserni voi käsitellä henkilötietoja turvallisuusselvitysten toteuttamiseksi silloin, kun tehtävän hoitaminen tai pääsy yhtiön kriittisiin järjestelmiin tai tiloihin sitä edellyttää. Turvallisuusselvitykset teetetään turvallisuusselvityslain (726/2014) mukaisesti toimivaltaisella viranomaisella (Suojelupoliisi), joka toimii selvityksen osalta rekisterinpitäjänä. Lisätietoja turvallisuusselvityksistä antaa tarvittaessa rekisterinpitäjä erikseen.

Turvallisuusselvitysten yhteydessä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on varmistaa henkilöiden luotettavuus ja soveltuvuus tehtäviin, joilla on merkitystä yhtiön toiminnan turvallisuudelle.

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun huolehtia toiminnan turvallisuudesta ja jatkuvuudesta.

Turvallisuusselvityksiä koskevia henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä. Varsinaisen turvallisuusselvityksen suorittaa viranomainen, eikä rekisterinpitäjä käsittele kaikkia selvityksen taustalla olevia tietoja.

Savon Voima käsittelee turvallisuusselvityksiin liittyen seuraavia tietoja:

Yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Työnkuvaan liittyvät tiedot, kuten työnantaja, tehtävä, asema, työsuhteen keston päivämäärä ja mahdollinen yhteyshenkilö.

Turvallisuusselvitykseen liittyvät tiedot, kuten tieto siitä, onko selvitys tehty sekä tieto turvallisuusselvityksen lopputuloksesta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• Savon Voiman lakisääteinen velvoite huolehtia turvallisuudesta sekä kriittisen infrastruktuurin suojaamisesta
• Savon Voiman oikeutettu etu varmistaa tilojen, tietojärjestelmien ja palveluiden turvallisuus

Turvallisuusselvityksiin liittyviä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asianosaisen suostumusta.

Turvallisuusselvityksiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen käyttöoikeuksien hallinnan, sopimussuhteen tai turvallisuusvaatimusten täyttämiseksi sekä kyseisen tehtävän, sopimussuhteen tai käyttöoikeuden voimassaolon kannalta.

Turvallisuusselvityksiin liittyviä tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, vaan mahdolliset henkilöä koskevat päätökset perustuvat aina tapauskohtaiseen harkintaan.

Maanomistajat

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Mitä tietoja keräämme?

Yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero ja osoite.

Kiinteistötiedot, kuten kiinteistötunnus, sijaintitiedot ja alueen rajojen paikkatiedot.

Maankäyttöön ja sopimuksiin liittyvät tiedot, kuten sopimuksen numero, maankäytöstä maksettava korvaussumma ja maanomistajan tilitiedot.

Mahdolliset muut maanomistajan suostumuksella käsiteltävät tiedot.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• Maanomistajan ja kiinteistön tunnistaminen
• Maankäyttösopimusten tekeminen ja täytäntöönpano
• Yhteistyösuhteen hoitaminen ja siihen liittyvä tiedottaminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• Savon Voiman ja maanomistajan välisen sopimuksen täytäntöönpano ja sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen
• Savon Voiman lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
• Maanomistajan suostumus (jos suostumus on pyydetty ja annettu)

Ilmoituskanava, lähipiirirekisteri ja muut mahdolliset lakisääteisestä velvoitteesta johtuvat rekisterit

Savon Voima käsittelee henkilötietoja myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ylläpidettävissä erillisissä rekistereissä, kuten ilmoituskanavaan (whistleblowing) liittyvässä rekisterissä sekä lähipiirirekisterissä. Näiden rekisterien henkilötietojen käsittely perustuu soveltuvaan lainsäädäntöön ja viranomaisvaatimuksiin.

Sinun oikeutesi

Miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn?

Voit olla seuraavaksi lueteltujen oikeuksiesi toteuttamiseksi aina yhteydessä Savon Voiman asiakaspalveluun seuraavien yhteyksien kautta:

Puhelin: 017 224 400
Sähköinen yhteydenottolomake
Käyntiosoite: Kapteeninväylä 5, 70900 Toivala

Väärinkäytösten ehkäisemiseksi haluamme luotettavalla tavalla varmentaa henkilöllisyytesi, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. Savon Voima toteuttaa pyyntösi viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saamisesta ja pyytäjän tunnistamisesta, ellei ole erityistä syytä pidentää vastausaikaa.

Vaikutusmahdollisuutesi ja oikeutesi

Oikeus saada pääsy tietoihin ja tarkastaa tiedot

Sinulla on oikeus saada jäljennös paperisessa tai yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa ja tarkastaa tässä selosteessa kuvatut omat tietosi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus tietojen oikaisuun toimittamalla puutteelliset tai virheelliset tiedot selvityksineen. Mikäli sinulla on käytössäsi Savon Voiman tarjoama sähköinen palvelukanava, voit päivittää omia tietojasi palvelujen mahdollistamissa rajoissa. Sinulla on myös oikeus käsittelyn rajoittamiseen sitä pyytäessäsi, kunnes tiedot on saatettu ajan tasalle.

Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Tällainen tilanne voi olla kyseessä esimerkiksi, kun tietosi ovat virheelliset tai käsittely olisi lainvastaista.

Oikeus tietojen käsittelyn vastustamiseen

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaisen erityisen tilanteen perusteella esimerkiksi, kun henkilötietojen käsittelyperusteena on yleinen etu tai oikeutettu etu. Voit vastustaa henkilötietojesi käyttämistä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Oikeus tietojen siirtoon

Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut Savon Voima -konsernille, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai sopimukseen ja joissa käsittely suoritetaan automaattisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen siirtämistä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Energiamarkkinoilla palvelut edellyttävät aina sopimuksen tekemistä, jonka yhteydessä tarvittavat tiedot syntyvät uuteen järjestelmään.

Oikeus tietojen poistamiseen (Oikeus tulla unohdetuksi)

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Poistaminen on mahdollista kuluttaja-asiakkaan tapauksessa aikaisintaan kymmenen vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole esimerkiksi tilanteessa, jossa se olisi lainvastaista taikka haittaisi yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista.

Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa, mukaan lukien profilointi

Tilanteesta riippuen sinulla voi olla oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa ja esimerkiksi vaatia, että päätös tehdään ihmisen toimesta. Tällaisissa tapauksissa sinulle kerrotaan vaihtoehtoiset tavat edetä asiasi hoitamisessa muilla kanavilla. Digitaalisissa palvelukanavissa on mahdollista, että antamiesi tietojen perusteella tarkistetaan automaattisesti esimerkiksi sopimuskelpoisuutta.

Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus henkilötietojen käsittelyyn, kun kyseessä on suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittelyperuste.

Sinulla on oikeus antaa suostumuksesi sähköiseen markkinointiin ja kieltää se milloin tahansa. Tämä voidaan tehdä asiakaspalvelumme lisäksi Savon Voiman sähköisten palvelujen kautta omia tietoja päivittämällä tai sähköisen uutiskirjeen kieltolinkin avulla.

Oikeus vastustaa evästeiden käyttöä

Savon Voiman digitaalisten palvelujen yhteydessä käytämme evästeitä. Palvelujen käyttöehdoissa on kerrottu evästeiden käytön estämisestä ja sen vaikutuksesta palveluun.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että tietojasi on käsitelty tietosuoja-asetuksen tai muun voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Savon Voima -konsernin asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja konsernin ulkopuolelle muussa kuin energiamarkkinoiden ja lainsäädännön velvoittamissa tapauksissa. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin. Tietoja luovutetaan pyynnöstä myös asiakkaalle itselleen tai asiakkaan edustajalle valtakirjan perusteella.

Tietoja voidaan siirtää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Savon Voima -konsernin sisällä sekä yhteistyökumppaneille, palveluntuottajille tai alihankkijoille. Tällaisia siirtoja suojaa kuitenkin keskinäiset tietosuojasopimuksemme, eivätkä yhteistyökumppanimme, palveluntuottajat tai alihankkijat saa käyttää Savon Voiman henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella käyttämistämme pilvipalveluista ja teknologiatoimittajien ylläpitopalveluista johtuen (esimerkiksi Microsoftin ja Microsoft Azure-alustojen yhteydessä). Käytämme tarvittaessa siirroissa Euroopan komission hyväksymiä siirtomekanismeja ja EU komission tietosuojan riittävyyspäätöstä (EU-US tietosuojakehys), johon toimittajat ovat sertifioituneet.

Kun henkilötietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme tietojen asianmukaisen suojan soveltamalla EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisia siirtoperusteita, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita. Lisäksi arvioimme siirtojen vaikutukset ja käytämme tarvittaessa täydentäviä suojatoimia, kuten teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja (esimerkiksi tiedon salausta ja pääsynhallintaa).